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まずは役割分担を決め、打ち合わせ

まずは全ての役割を旅行幹事さんが兼任するか、周りの人に協力をしてもらうかを決めましょう。
やることが多い場合は、案内係や会計係、イベント係等、ある程度役割を分担すると旅行幹事さんの負担がグッと軽減されます。

行先や日程等、おおまかな旅行計画を立てる

前任の幹事さんがいる場合はその人から情報収集をしたり、参加者にアンケートを取って大まかな旅行計画を立てましょう。
詳細の決定ではなく、あくまで旅行全体のイメージですので『〇〇温泉に行きたい！』『みんなで○○を行いたい！』等、参加者の希望ややりたい事の情報をまとめましょう！

≪団体旅行の作り方はこちら≫

≪旅行アンケートの書き方はこちら≫

おおまかな旅行計画を立てたら、旅行会社に相談

ある程度の旅行計画を立てたら旅行会社へと相談してみましょう。
一つの旅行目的を決めたとしても、その他の観光場所や立ち寄る順番を決めるのは旅行知識が無いと中々難しいものです。
そんな時は旅行会社に相談して、モデルプランを作ってもらいましょう。

行先や日程等、旅行計画を具体的決定

旅行予定日が土日だったり、人気の旅館に行きたい場合はなるべく早い段階で日程を確定させましょう。
旅行日が近くなってからの手配となると希望の予約が取れない可能性も出てくるので、行先や日程を早めに決めることが重要となります。

旅行会社に見積り依頼・正式手配依頼

旅行の行先と日程を決めたら旅行会社に見積りを依頼しましょう。
見積り依頼の際に、旅行の目的や立ち寄りたい場所の詳細を伝えるとGood！その情報を基にした具体的な見積りがもらえます。
旅行会社から届いた見積書を社内やグループ内で確認し、正式手配を決めたらすぐに旅行会社へ連絡しましょう。
見積り段階では空きのあった施設や交通手段が取れなくなってしまう可能性があるため、早めの正式手配を依頼することが重要です。

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参加者に旅行案内をし、参加人数を確定

案内状やメールによって、参加者に旅行の案内を送りましょう。
旅行の内容やコース、日時等、具体的な旅行内容を記載し、最終的な参加人数を確認します。
又、旅行会社によって人数変更時のキャンセルポリシーが違う為、『どの時期からキャンセル料が掛かるのか？』を確認し、間に合うように参加人数を確定させましょう。

≪旅行案内状の書き方はこちら≫

支払方法やチケット受け渡しの確認

旅行会社によって支払い方法に違いがありますので、『前払い・後払い・事前申込金』等、どのような支払い方法なのかを聞いておきましょう。
又、添乗員の付かない旅行の場合は旅行幹事さんが旅行中を全て管理しなければならないため、旅行チケット等についてもいつ頃の受け渡しになるのか聞いておいた方が良いでしょう。

旅のしおりや部屋割りの作成

旅のしおりを作成し、旅行参加者に渡しましょう。
『集合場所』『行程表』『持ち物リスト』『観光情報』『緊急連絡先』等、全員に把握してもらいたい内容を記載して配ります。
資料の不足がある場合は旅行会社に相談して用意してもらいましょう。
又、宿泊施設に泊まる際に『誰と誰が同じ部屋になるか』の部屋割りを決めておきましょう。
旅行会社に『〇人部屋を〇室予約しているか』を聞いて、それに沿って部屋割を決めましょう。

≪旅のしおりの作り方はこちら≫

≪部屋割りの決め方はこちら≫

イベントや出し物の最終チェック

旅行中にイベントや出し物をする場合は、当日ミスが無いように用意する物や景品等の最終チェックをしておきましょう。
特に他の人と役割分担している場合は旅行幹事さんがチェックしてあげることが重要となります。

当日必要な物や、旅行会社との最終確認

旅行当日のチケット類は勿論のこと、当日持ち込む物、集合場所や各施設の予約内容等、最終的なチェックを行いましょう。
添乗員の付かない旅行の場合は旅行幹事さんが旅行を取り仕切りますので、各施設の連絡先や地図、緊急連絡先等、入念に準備してきましょう。
当日のコースに沿って、旅行会社に各立ち寄り場所の注意事項を聞くことも重要となります。
当日慌てることが無いよう、少しでも分からないことがあったら旅行会社に質問しておきましょう。

≪旅行チェックリストはこちら≫

最終確認を終えたら、あとは旅行当日を待つのみとなります！