部屋割りの決め方
幹事さんの悩みの種の一つである宿泊場所の部屋割り、
参加者様も納得の部屋割りの決め方をご紹介します！
団体旅行を行う際に、宿泊施設の部屋割りを決めるのも幹事さんの重要な役割となります。
シングルルームなど、一名で一部屋利用する場合は決める必要はありませんが、一部屋に複数人宿泊する場合には、誰と誰を同じ部屋にするか決めなければなりません。
皆さんから不満が出ないように、正しい部屋割りの決め方をご紹介いたします。
部屋割りとは
まず旅行会社の指す『部屋割り』には、以下の二つのパターンがあります。
一つ目のパターン
『誰と誰が同じ部屋に泊まるか』といった、宿泊部屋ごとに参加者を割り当てるという意味合いになります。
旅行会社やホテル側が『ご宿泊のお部屋割りを教えてください』と言ってきた場合には、こちらの『部屋割り』のパターンとなります。
こちらの部屋割りは幹事さんが決めなければならないため、以下の『部屋割りの決め方』に沿って、不満の出ないように決めていきましょう。
二つ目のパターン
宿泊施設側が決める、『何号室と何号室を割り当てるかの決定』といった、一つの団体に対してどのような部屋を何部屋割り当てるかといった意味合いがあります。
こちらのパターンは特に『旅館や温泉ホテル』を利用した場合に、旅行会社やホテル側から案内されるケースが多くなります。
旅館や温泉ホテルの『和室タイプ』での予約の場合、同じ和室タイプでも部屋ごとの定員が４名だったり７名だったりと、広さの違う複数の和室タイプを用意している宿泊施設がほとんどとなります。
宿泊施設側では宿泊日の約一週間前まで、全体の予約から部屋の割り当て調整を行っていますので、予約時点ではまだ正式な宿泊部屋が決定していないのです。
そのため、旅行会社やホテル側から『部屋割りが決定しました』と連絡が来るのは、ご旅行日の約一週間前となります。
旅行会社やホテル側から部屋割り決定の連絡が来た際に、『部屋割り表』という書類が渡されます。
部屋割り表には、『○○号室：定員○○名』など、部屋の割り当てと名前の記入欄が記載されていますので、それぞれの部屋に宿泊する方の『氏名・男女の内訳』を記載して旅行会社やホテル側に渡しましょう。
宿泊施設側としても浴衣の種類や数などの準備をしなくてはならないため、必要な情報となります。
部屋割りを決めるタイミング
部屋割りを決めるタイミングは、基本的には旅行幹事さんの自由となります。
旅行会社やホテル側に部屋割りを伝える必要がある場合でも、宿泊前であればギリギリの日にちでも大丈夫です。
伝えるのが遅くなっても、当日浴衣の種類や数を準備する程度ですので特に問題はありません。
決めるタイミングは自由ですが、ある程度の余裕を持たせるために、人数が確定した段階で部屋割りを決めておくのがオススメです。
ツインルームやトリプルルームなど、事前に予約してある部屋タイプを把握している場合には、早めに部屋割りを決めておくと、途中でキャンセルが出た場合でもすぐに調整の対応が可能です。
人数が確定した段階で、旅行会社やホテル側に『何人で泊まる部屋をいくつ用意してもらっているか』を確認しましょう。
もし『部屋割りとは』でご説明したように、宿泊施設側の都合で『部屋の割り当て』がされていない場合は、宿泊部屋の決定を待ってから部屋割りを決めましょう。
早めに部屋割りを考えたい場合は、旅行会社やホテル側におおよそどの部屋になるかを聞いて、ある程度の部屋割りを考えておくのも良いかもしれません。
部屋割りの決め方
部屋割りの一般的な決め方をご紹介いたします。
参加者の人数が多い場合は、ある程度のルールを決めて部屋を割り当てると、不満の出にくい部屋割りにすることができます。
部屋の位置の決め方
基本的には高層階・奥の部屋がランクが高い
予約が全て同じ部屋タイプだったとしても、部屋の階層や位置によって部屋のランクが変わります。
基本的には高階層の部屋、一番奥の部屋（エレベーターや階段から一番遠い）がランクの高い部屋となります。
奥の部屋から順番に役職順・年功序列順に部屋を割り当てていきましょう。
ただし、宿泊施設によっては建物の構造上、例外のある場合があります。
部屋の広さやベッドの大きさがそれぞれ違う場合がありますので、事前に旅行会社やホテル側にそういった部屋が無いかを確認しておきましょう。
部屋の割り当て方法
基本的には、同じ役職だったり、立場の近い人、年齢の近い人が同じ部屋になるように部屋割を決めましょう。
立場の違う人同士を同じ部屋にしてしまうと、お互いにリラックスできませんので注意が必要です。
その際に、把握している範囲で相性を考慮してあげると幹事さんのポイントがアップするでしょう。
同じ役職や立場の人は一定のルールで決めましょう
少人数での旅行の場合は相性だけで決めても問題ありませんが、大人数での旅行の場合は全ての人の相性を考えてしまうと大変な作業となってしまいます。
そういった場合には、ある一定のルールを決めて部屋割りを決めましょう
そうすれば、万が一参加者から不満の声が出てしまっても、公平な理由を説明して相手に納得してもらうことが可能です。
たとえば、
１.五十音順（あいうえお順）で決める
２.部署や地区ごとにまとめる
３.年齢の近い人同士を一緒にする
４.禁煙者・喫煙者で分ける など…
基本的なルールを幹事さん自身が決めることによって、公平に部屋割りを決めることができます。
部屋のグレードに差がある場合
グレードの高い部屋は社長や上司に割り当てる
ホテルや旅館での部屋の決め方として、部屋のグレードに違いがある場合には、一番ランクの高い部屋を『社長や上司』として、順番に役職順・年功序列順に部屋を割り当てていきましょう。
また、ホテルで『シングルルーム・ツインルーム』それぞれの予約をしている場合には、一人で利用できる『シングルルーム』がランクの高い部屋となります。
幹事さんはなるべく下位の部屋で
予約の部屋数・人数によっては、宿泊部屋の中に簡易ベッド（エキストラベッド）を入れて利用することになる場合があります。
そういった場合には幹事さんがその部屋に泊まるようにしましょう。
旅行の準備も含めて大変な役回りではありますが、不満が出そうな部屋は幹事さんが利用することによって、皆さんの満足度アップに繋がります。
どうしても複数の人がそういった部屋を利用しなければならない場合には、なるべく勤続年数の浅い方や一番年齢の若い方にお願いをして、利用してもらうようにしましょう。
参加者同士の相性・男女分け
参加者同士の相性を考慮しましょう
事前に参加者同士の相性を把握している場合には、部屋割りを決める際に考慮してあげましょう。
参加人数が多い場合には、全ての参加者同士の相性を把握することは難しいため、『部屋の割り当て方法』で決めたルールに沿って、部屋割りを決定します。
どうしても心配な場合には、他の参加者の方に聞いてみたり、部署ごとのリーダーに確認するのも良いかもしれません。
また、同じ立場だからといって、年齢がかけ離れた人同士の相部屋は避けた方が良いでしょう。
年齢が近い人同士や同期の人と一緒になるように配慮してあげることも大切です。
男女の組み合わせはご法度
もちろんご夫婦の参加の場合は問題ありませんが、基本的に他人同士で男女を組み合わせた部屋割りはしてはいけません。
キリの良い人数で部屋割りができなかったとしても、旅行会社やホテル側にお願いをして部屋の追加を依頼しましょう。
部屋割り表のテンプレート
各種ダウンロード
