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旅行案内状の書き方

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団体旅行のお知らせに必要な旅行案内状、
基本的な案内方法とテンプレート（文例）をご紹介！

団体旅行・社員旅行を正式に決定した後は旅行案内状を作成し、参加者の皆さんに当日の参加の可否を確認しましょう。
基本的な案内方法から文例のテンプレート（ひな形）まで、分かりやすくご紹介いたします。
最近では用紙を使った案内ではなく、メールでの案内が主流となってきていますので、参加者の皆さんの環境に合わせて用紙かメールどちらが良いかを決めましょう。

• 旅行案内状とは
• 案内状に必要な項目
• 案内状の文例・テンプレート

旅行案内状とは

旅行案内状とは、団体旅行・社員旅行が決定した際に、参加者の皆さんへ旅行のお知らせをして、当日の参加の可否を確認する案内状のことです。

比較的人数の少ない旅行の場合は口頭で伝える形でも問題ありませんが、大人数での団体旅行の場合は伝え忘れ等が無いように旅行案内状でお知らせした方が良いでしょう。

旅行案内状の内容としては、『どこにいつ行くのか？』『旅行のメインは何なのか？』『参加費の有無』がしっかりと伝わるように記載しましょう。

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案内状に必要な項目

案内状に記載する内容については、あまり内容を詰め込みすぎず、用紙一枚分程度に抑えるのが基本となります。
各項目のポイントをしっかりと押さえて、少しでも多くの人に参加してもらいましょう。

１.挨拶文の書き方

まずは冒頭に挨拶文を記載しましょう。
仲の良いグループや社員旅行の場合は比較的軽めの挨拶文で構いませんが、会の会員や他社の参加者等に向けて案内する場合は、キチンとした挨拶文を記載するのが一般的となります。

冒頭の挨拶の後に、『旅行先はどこになったのか』『旅行のポイントは何か』を簡単に記載してあげることで、皆さんが旅行のイメージを掴みやすくなり、より良い案内状となります。

２.日程の記載

決定した旅行の日程を記載します。
何月何日に出発し、何日に帰ってくるのかを書いて、各曜日も忘れずに記載しましょう。

３.旅行先の記載

決定した旅行の行き先を記載します。
何県のどの辺りに行くのかしっかりと明記しましょう。

４.宿泊先の記載

決定した旅行のホテル・旅館の詳細を記載します。
その際に連絡先の記載をして、現地集合する場合には住所も記載しましょう。
また、メールでの案内の場合はHPアドレスも記載してあげるのもオススメです。

５.集合場所・集合時間の記載

集合方法については、場所と時間をしっかりと明記しましょう。
集合場所は分かりにくい場所の場合は、住所や簡単な地図を付けてあげると良いでしょう。
また、集合時間については『集合時間』と『出発時間』をそれぞれ分けて記載しましょう。

６.旅程（旅行スケジュール）の記載

旅程（旅行スケジュール）が確定している場合には簡単な旅程も記載しましょう。
ある程度の旅程が分かると、参加者の皆さんも旅行のイメージが掴みやすくなります。
詳細の時間配分については変更となる場合が多いため、ここでは記載しなくても問題ありません。

１泊２日旅行の場合

日	旅　　程
１日目	出発地　～（移動）～　昼食　～　観光①　～　宿泊施設
２日目	宿泊施設　～　観光②　～　昼食　～　観光③　～　帰着地

７.出欠の回答期日・幹事連絡先

参加者の皆さんに案内する時期については、基本的には『出発日の１か月前』には参加者から回答してもらえるように作成しましょう。
あまりギリギリのタイミングになってしまうと、人員の変更によってキャンセル料が発生してしまう場合があるので注意が必要です。
旅行会社にいつまでに人員を確定したら良いかを確認し、参加可否の返答期間も考慮して、参加者の皆さんに案内をしましょう。

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案内状の文例・テンプレート

各種ダウンロード

旅行案内状（○○会向け）

旅行案内状（社員旅行向け）

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