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幹事の役割・必読マニュアル

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手配段階での旅行会社とのやり取りや、
旅行当日までの準備を細かく伝授いたします！

『初めての幹事だから何から始めれば良いのか分からない』
『なんとなく流れは分かるけど具体的に何をすれば良いの？』
そういった幹事さんのために、旅行幹事の役割を徹底解説いたします！
このマニュアルをご覧いただければ旅行企画～旅行当日まで、
旅行幹事としての役割を完璧にマスターすることができます。
参加者の皆様に満足していただくために、万全の準備で旅行当日を迎えましょう！

• 旅行企画の立て方
• 旅行会社への見積り依頼
• 旅行手配の進め方
• グループ内での案内方法

旅行企画の立て方

旅行幹事に選ばれたら、まずは全体の旅行計画を立てることから始めましょう。
前年度の幹事さんがいる場合は、その人から過去の旅行先や旅行傾向を聞いて情報収集をしたり、参加者の皆さんに簡単なアンケートを取って、『希望の行き先』『旅行中に行いたい事』『重要視したいポイント』等を決めましょう。

団体旅行を企画する上で、旅のテーマを決めることが重要となります。

メンバーの親睦を図りたい、温泉でゆっくりしたい、グループ内でイベントを行いたい等、旅の目的をしっかりと持つことで、旅行全体のイメージが作りやすくなります。

そこから『夕食時の宴会』『体験型のアクティビティ』『美味しいグルメ』等、参加者の皆さんの希望を取り入れてオリジナルの団体旅行を作り上げましょう。

旅行会社に相談する際にも、そういった旅のテーマをしっかりと伝えることによって、より最適なプランを提案してもらうことができます。

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旅行会社への見積り依頼

日程や予算、旅のテーマ等を決めたら今度は旅行会社へと見積もりを依頼しましょう。

旅行会社に見積りを依頼する際には希望の旅行企画をしっかりと伝えないと、希望通りの見積りを提出してもらえない場合があるので注意が必要です。

見積り内容も『宿泊のみ』『宿泊+交通手段』『宿泊+交通手段+観光』等、どの範囲まで含めて見積りをしてもらうかを明確に伝えましょう。

旅行会社が必要としているポイントをちゃんと押さえて見積り依頼をすれば、旅行のプロ達によって最適なプランを提案してもらえます。

『旅行の立て方』で決めたポイントに加え、

• 観光を多めに取り入れたい！
• ○○は必ず立ち寄りたい！
• みんなで体験プログラムをしたい！
• 宴会を豪華にしてほしい！…など

具体的な希望を伝えれば、より旅行会社からの提案が希望に近いものになります。
そこに旅行会社ならではのアレンジが加わり、幹事さんだけのオリジナル旅行が完成となります。

行き先に迷っていたり、具体的な立ち寄り場所や宿泊施設が決まっていない場合でも、旅行会社に相談すれば様々なアドバイスをしてもらえるので、ある程度の内容が決まった段階で相談するのもオリジナル旅行を作り上げるコツとなっています。

一度見積りをしてもらった後でも、『もっと違うホテルがいいな』『ここじゃなくて○○に行きたい！』等、旅行に対する希望は遠慮せずに旅行会社へと投げかけましょう。
旅行会社としても『お客様の満足が一番』となりますので、全ての内容に納得してもらえた上で、当日旅行を満喫してもらうことを望んでいます。
満足のいく旅行にするために、確認したい項目もあればどんどん質問しましょう。

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旅行手配の進め方

旅行会社からの見積りを見て正式手配を決めたら、なるべく早めに旅行会社へと連絡をしましょう。

見積りを提出した日から時間が経ってしまうと、見積り段階では空きのあった施設や交通手段が取れなくなってしまう可能性があるため、早めの正式手配を依頼することが重要です。
ひとまず希望通りの予約を押さえてもらってから、人数の変更や立ち寄り場所の変更など、細かい調整をしていくのが得策となります。

移動や観光を伴う団体旅行の場合は、立ち寄る順番や時間配分等を決めるのにある程度の旅行知識が必要となってくるため、行きたい場所ややりたいことを旅行会社に伝えて、コースの設定をしてもらいましょう。

旅行のプロに任せれば、希望を取り入れた最適なコースを提案してもらえますので、旅行知識が無い幹事さんの場合でも全く問題ありません。
時間配分によって立ち寄り場所を追加したりと、プロの目線から無理のない回り方のコース設定をしてもらえます。

また、全ての予約手配や細かい調整も旅行会社が一括して行ってくれるので、旅行幹事さんは手配に必要な情報のみを伝えるだけで、安心して旅行当日を迎えることができます。

旅行会社が旅行当日までに必要な情報

手配に必要な情報は各予約内容ごとに異なりますので、下記をご参照ください。
赤色部分が未確定の場合は旅行会社に相談をして、適切な判断をしてもらいましょう。

宿泊	利用人数、部屋割り（部屋ごとの人数・氏名・男女比） ※禁煙喫煙の希望があれば事前に伝えましょう。
宴会	利用人数、開始時間、飲み放題の有無、二次会の有無
貸切バス	利用人数、配車場所、バスガイドの有無、車種（大型・中型・小型・マイクロ）、種別（サロンタイプ・トイレ付等）
飛行機（国内）	利用人数、氏名、年齢、利用クラス（エコノミー・ビジネス等）
新幹線	利用人数・利用クラス（指定席・グリーン席）
食事場所	利用人数、食事メニュー
観光場所	利用人数

基本的には上記の表のような必要な情報のみを連絡し、旅行会社に任せる形で問題ありませんが、特別なケースや要望がある場合は、別途旅行会社との相談・打ち合わせが必要となってきます。
その際は分からないことがあればどんどん質問し、旅行当日に不安が残らないよう心がけましょう！

旅行幹事さんが決める重要事項

利用日と利用人数

旅行日が近くなるにつれ、確定しておかなければならない重要事項は『利用日と利用人数』となります。
利用日は勿論のこと、利用人数の変更の際にもキャンセル料が発生する場合があるため、事前に旅行会社へ『キャンセル料はいつから掛かるのか？』を確認しておきましょう。

部屋割りの決定

旅行幹事さんの役割の中で、『部屋割りの決定』も重要となっています。

部屋割りとは『宿泊する人の部屋の割り当てをすること』となります。
団体旅行の場合は、ホテルだと『２名１室』、旅館だと『４名１室』等、複数の方が同じ部屋に泊まるケースがほとんどのため、誰と誰を同じ部屋にするかを決定しなくてはなりません。

バスの配車場所

貸切バスを利用する場合は、あらかじめバスの配車場所を決めておきましょう。
特に集合場所が『自社付近』だったり、『道路沿い』の場合は、キチンとした『住所・目印』を旅行会社へと伝えましょう。
その際に簡単な地図等も付けて連絡すると、よりスムーズに配車場所の共有ができます。
『旅行当日にバスが来ない！』なんてことが無いように事前にしっかりと確認しておきましょう。

飛行機（国内）の搭乗者名簿

国内線の飛行機を利用する場合は、チケットの種類を確認しておきましょう。
団体で利用する『団体航空券』の予約の場合、旅行当日に『空港カウンターで搭乗者名簿の提出が必要』となります。

通常、団体航空券での予約の場合『航空引換証』というチケットが事前に旅行会社から渡されますので、旅行当日に『空港の団体受付カウンター』にて『航空引換証＋搭乗者名簿』を提出し、『個別の搭乗券』を受け取ってください。
その後、参加者の皆さんに個別の搭乗券を配り、飛行機に搭乗という流れとなります。

搭乗者名簿には『氏名・性別・年齢・日付・搭乗便名』を記入し、往復分の各１枚ずつ作成しましょう。

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グループ内での案内方法

案内状の作成

旅行を正式に決定した後は案内状を作成し、当日の参加の可否を確認しましょう。
案内文には『日程・集合場所・宿泊先・主な旅程』は必ず記載し、『旅のテーマや具体的なプラン、注意事項』等も記載してあげると、参加者の皆さんが旅行のイメージを掴みやすいので効果的です。
又、途中で参加の都合が悪くなった場合に連絡できるよう、幹事さんの連絡先も記載しておきましょう。

旅のしおりの作成

旅行会社との打ち合わせによって旅行内容が確定したら、旅のしおりを作成して旅行参加者に渡しましょう。
旅のしおりは必ずしも作成しなければならないものではありませんが、旅のしおりがあることによって気分も盛り上がりますので、旅のしおりを作成する旅行幹事さんが多いのが現状です。

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