旅行幹事の心得
幹事に選ばれたからには気持ちの準備も大切
参加者の皆さんに満足してもらえるようにしましょう！
団体旅行を行うにあたって、旅行幹事さんの役割はとても重要なものとなります。
気持ちの面でもしっかり準備しておけば、初めての方でも安心して取り仕切ることができます。
団体旅行を旅行会社に依頼をすると旅行幹事さんの負担はグッと少なくなりますが、それでも社内やグループ内での意見の取りまとめ、旅行の案内や旅行当日の役割まで、旅行幹事さん側でやらなければならないことはたくさんあります。
初めての旅行幹事さんはまずは気持ちの準備をしっかりとしておきましょう。
そうすれば自然と、参加者様が満足のゆく旅行を作り上げることが可能となります！
団体旅行の目的は様々ありますが、全てに共通していることは、『参加者の皆様に満足してもらうこと』が一番重要な目的となります。
旅行幹事そのものに不慣れな場合は、自分の役割に精いっぱいで中々周りのことまで考えることができないものです。
自分の役割のみに集中してしまうと、細かい調整や手配が面倒だと思ってしまったり、ただ効率のみを考えて行動してしまったりと、非常に事務的な作業になってしまいがちです。
そうなってしまうと旅行の内容にも影響してしまい、『せっかく旅行を実施したのにあまり良い思い出にならなかった』なんてことが起きてしまう可能性があります。
そこでまずは『参加者の皆様に満足してもらうこと』を第一に考えましょう！
その気持ちを持つと、『〇〇はこうした方が喜ばれるかな』『〇〇は運動が苦手な人が多いから止めておこう』等、参加者様の満足の得られる旅行となると同時に、旅行幹事にやりがいを感じるモチベーションアップにも繋がります。
そうすることで参加者様だけでなく、旅行幹事様にとっても『良い思い出に残る団体旅行』を作り上げることができるでしょう！
団体旅行は普段の生活とは違ったイベントとなりますので、準備を怠ってしまうと旅行当日に問題が起きてしまう場合があります。
立ち寄り場所の時間配分や、トイレ休憩、雨天時の対処法等、事前に考えられる問題や不明点はあらかじめ旅行会社に確認をし、幹事さんも把握しておきましょう。
旅行当日に添乗員やバスガイドが同行する場合は幹事さんの負担はグッと減りますが、最近では予算を宿泊場所や宴会費用に回し、『添乗員無し』を選択されるケースが非常に増えていますので、そういった場合は旅行を取り仕切るのは旅行幹事さんの役割となります。
添乗員がいない場合は旅行当日に問題が起きてしまうと幹事さんが対応しなければならないため、その際に慌てないよう事前の準備が大切になってきます。
旅行前に旅行会社と入念に打ち合わせをし、旅行コースを見ながら実際の流れに沿って各立ち寄り場所の注意点等を細かく教えてもらうことが重要となります。
また、観光場所で雨天中止となった際の代替案や、当日万が一ケガ人が出てしまった際の保険等、旅行会社にしっかりと確認しましょう！
旅行幹事に選ばれたからといって全ての役割を自分一人でやろうとすると、手配ミスをしてしまったり、普段の生活や仕事に支障をきたしてしまう恐れがあります。
旅行幹事としてやらなければならない事が多い場合、周りの人に協力をお願いしましょう。
案内係や会計係、旅行中にイベントを行う場合はイベント係等、ある程度役割を分担すると旅行幹事さんの負担が軽減されます。
普段の生活をしながら全てを一人でやろうとしてしまうとミスや手配忘れ等が起きてしまう可能性があるため、協力をお願いできる仲間や社員に手伝ってもらいましょう！
また、前任の旅行幹事さんなど、経験者の人に旅行幹事の役割や段取りを聞くのも成功のコツとなっています。
あまり人数が多くなってしまうと情報の共有が難しくなってしまう場合があるため、できるだけ少人数で協力することがポイントとなります！
旅行を楽しい思い出にするためには参加者の皆様だけではなく、バスの運転手さんや宿泊先・食事場所等の各施設の人達にも気配りをすることが重要となります。
そういった人達と良い関係を築くことによって、細かい対応をしてくれたり、少しくらいならワガママな要望も聞いてもらえるかもしれません。
こちらが気配りをすることで相手も相応の対応をしてくれるので、参加者の皆様にとっても満足のゆく楽しい団体旅行となることでしょう！
バスの運転手さんや旅館の仲居さんに心づけを渡すことも良い関係を築くためのコツとなっています。
行きたい場所や宿泊施設が決まっている場合はなるべく早く旅行会社に相談しましょう。
混み合う日程や人気の宿泊施設・食事場所等は６ヵ月前でも予約が取れないという場合もありますので、どうしても行きたい場所がある場合はなるべく早い段階で旅行会社に相談することをオススメします。
その他のコースが決まってない場合でもとりあえず施設の予約を押さえてもらい、その後でゆっくりとコースをアレンジしてもらうことも可能となっています。
勿論、貸切バスの空きや飛行機の空席も混み合う日程は、旅行日が近くなるほど確保が難しくなってきますので、希望通りの予約をするには早めの手配が重要となってきます。
個人旅行と違って団体旅行の場合は大人数の空きが必要となりますので、旅行日ギリギリでの予約となると中々希望通りの予約が取れないのが現状となります。
旅行日がハッキリと決まっていない段階でも旅行会社に相談すれば、『〇〇月の平日は比較的余裕があります』等、随時空き状況をチェックしてもらうこともできます。
せっかくの団体旅行ですので、希望通りの旅行となるよう早めに旅行会社へと相談しましょう！
